Privacy

Dit is het Privacy Statement van Signé Clinics. Signé Clinics is een onderdeel van Polikliniek de Blaak. Om u goede zorg te bieden, verwerkt Signé Clinics uw persoonsgegevens.

Signé Clinics vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Signé Clinics veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

 

Waarom heeft Signé Clinics een Privacy Statement?

We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van Signé Clinics bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met Signé Clinics worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Signé Clinics van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

Van wie verwerkt Polikliniek de Blaak persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van Signé Clinics bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer klanten van Signé Clinics. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers of business partners van Signé Clinics.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe Signé Clinics omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Polikliniek de Blaak, gevestigd aan Blaak 243, 3011 GB Rotterdam. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Signé Clinics uw persoonsgegevens?

Signé Clinics mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

• uw toestemming;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid; en
• de verwerking va n uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Signé Clinics, waarbij uw belang niet prevaleert.

Signé Clinics verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Goede zorgverlening

In het kader van goede zorgverlening registreren wij uw naam en adresgegevens, uw contactgegevens en (indien van toepassing) informatie van uw verwijzer, huisarts en/of apotheker die ons in staat stelt de juiste en veilige zorg te bieden. Ook vragen wij uw legitimatiebewijs. We maken nooit een kopie, maar noteren het type document (paspoort, rijbewijs, vreemdelingendocument, identiteitskaart) waarmee u zich heeft geïdentificeerd en nummer. Ook noteren we uw BSN in ons elektronisch patientendossier.

Vervolgens vragen wij u uiteenlopende informatie over onder andere uw wensen, medicijngebruik, levensstijl (roken, alcohol- en drugsgebruik), etc. Ook verblijf in een buitenlands ziekenhuis valt hieronder. Dit noemen we de anamnese en doen we om een goede inschatting te maken van de beste behandeling, de risico’s en de verwachtingen. Voor een aantal behandelingen maken we ook ‘voor’ en ‘na’- foto’s zodat we een beeld hebben van resultaat.

Alle zorgverleners die direct betrokken zijn bij uw behandeling, hebben toegang tot deze gegevens. Buiten openingstijden kan een beroep worden gedaan op de artsen van Polikliniek de Blaak. Indien nodig zullen zij uw patientendossier raadplegen.

Voor een aantal functies (zoals artsen) geldt het medisch beroepsgeheim. Dit is wettelijk geregeld.

Voor sommige andere beroepen, geldt niet het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim. Maar deze zorgverleners hebben wel een geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht is geregeld in een beroepscode. In sommige gevallen is er ook (intern) tuchtrecht van toepassing.

Daarnaast is er ook een geheimhoudingsplicht als een klant met onze kliniek een behandelingsovereenkomst sluit. Zo’n overeenkomst houdt in dat de klant bij de zorginstelling onder behandeling komt. Binnen onze kliniek zijn medewerkers werkzaam die een medisch beroepsgeheim hebben of een geheimhoudingsplicht op grond van een beroepscode. Maar er zijn ook medewerkers voor wie dit niet geldt. Zoals secretaresses of financieel medewerkers. Zij zijn dan toch contractueel verplicht tot geheimhouding van medische gegevens. Het gaat hierbij om alles wat zij vanwege hun betrokkenheid bij de behandeling over de patiënt en zijn behandeling weten.

Na een cosmetische behandeling ontvangt u van ons informatie over de uitgevoerde behandeling via uw clientenportaal. Deze kunt u, indien u dit wenst, voorleggen aan uw huisarts.

Meten van behandelresultaten en ervaringen

Wij vragen u vooraf toestemming om mee te doen met (digitale) onderzoeken waarmee we effect van de behandeling meten (PROM’s) en uw ervaringen (Prems. patiëntervaringsonderzoek). Door middel van een verwerkersovereenkomst met de externe partijen die deze onderzoeken uitvoeren is uw privacy gewaarborgd.

Resultaten van de Proms en Prems worden ook anoniem gebruikt om landelijk uitkomsten te vergelijken.

Wetenschappelijk onderzoek

In principe wordt voor wetenschappelijk onderzoek uw schriftelijke toestemming gevraagd.

Interne en externe kwaliteitscontrole

Onze kliniek wordt jaarlijks bezocht door een extern auditor die controleert of we aan de kwaliteitseisen van het ZKN keurmerk voldoen. Inzage in klantendossiers maakt deel uit van deze kwaliteitsaudit. Wij geven alleen inzage in dossiers waarvan de klant vooraf specifiek schriftelijk toestemming heeft gegeven. Dit is ook het geval bij kwaliteitsvisitaties door de beroepsgroep van de medisch specialisten.

De Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (GJ) kan aangekondigd en onaangekondigd inspecties uitvoeren in de kliniek. Op grond van wettelijke taak voor de Inspectie is hiervoor geen toestemming nodig van de klant, desondanks streven wij ernaar deze zoveel mogelijk anoniem te presenteren. De inspecteurs van IGJ hebben een beroepsgeheim.

Klachten en geschillen

Voor de afhandeling van klachten of geschillen is het nodig dat externe klachtenfunctionaris of de geschillencommissie een afschrift van uw dossier met relevante informatie krijgt. Hiervoor vragen we eerst uw specifieke, schriftelijke toestemming.

Incidenten, calamiteiten en bijzondere situaties

Voor een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg is het van belang om onbedoelde gebeurtenissen tijdens het zorgproces, die tot schade aan de klant hebben geleid of zouden kunnen leiden (‘incidenten’), te melden en te analyseren. Dit noemen we ook het VIM-systeem (Veilig Incidenten Melden) .

Op grond van de wet mag een arts wel zonder toestemming van de klantgegevens beschikbaar stellen die nodig zijn om het incident te onderzoeken. De gegevens in het meldsysteem zijn niet openbaar, ook niet voor de klant. De gegevens kunnen alleen gebruikt worden door de personen die het incident behandelen. Het rapport van de bevindingen is voor intern gebruik; de klant krijgt geen kopie en heeft geen recht op inzage in dit rapport. U wordt wel geïnformeerd over het incident en de melding daarvan, dit wordt ook vastgelegd in uw dossier.

Ernstige calamiteiten zijn wij verplicht te melden bij Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, hiervoor vragen wij geen toestemming. Bij mogelijke uitbraak van infectieziekten zijn wij verplicht uw gegevens door te geven aan de GGD.

Prikaccident is een verzamelnaam voor prik-, snij-, bijt-, spat- of krabongevallen, waarbij iemand in contact komt met het bloed of lichaamsvloeistof van een ander. Situaties waarbij onze medewerkers per ongeluk onbeschermd contact hebben met bloed, worden gemeld aan de GGD. Wij vragen dan uw medewerking om uw bloed te laten testen op o.a. besmetting met bijvoorbeeld hepatitis B, hepatitis C of HIV. Uitslagen van dit onderzoek worden vastgelegd in uw elektronisch patiëntendossier..

Bij een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling treedt het betreffende protocol in werking. Gegevens worden vastgelegd in een beveiligd dossier en indien nodig voorgelegd aan het Advies en Meldpunt Kindermishandeling en/of Steunpunt Huiselijk Geweld.

Wettelijk verplichtingen

Soms zijn we verplicht om uw  persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan de NZa, politie en justitie, de FIOD-ECD. We controleren dan eerst het doel en controleren of deze aan de wet gestelde eisen voldoet. Wij volgen hierbij ook de door de artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) opgestelde richtlijnen.

Marketing en communicatie

Voor wat betreft marketing en communicatie wordt vooral gebruik gemaakt van social media (Facebook, Twitter en Instragram). Indien hier gebruik wordt gemaakt van persoonsgegevens gebeurt dit altijd met schriftelijke toestemming van betreffende persoon.

Als u gebruik maakt van de ‘bel mij terug knop’ op onze website wordt er een mail gestuurd naar onze organisatie. Uw gegevens worden niet op een andere manier vastgelegd.

Bewakingscamera

In een aantal van onze gebouwen hangen (bewakings-)camera’s. Het doel van de opnamen met deze camera’s is preventie en controle, om te zorgen voor veilige zorg. Gemaakte opnamen vallen niet onder het medisch dossier van een klant.  Opnames worden maximaal 4 weken bewaard. Alleen Polikliniek de Blaak heeft toegang tot deze beelden.

Hoe gaat Signé Clinics met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Signé Clinics een beleidsdocument opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd horen wij dit graag van u, zodat we onze werkwijze kunnen aanscherpen. Uiteraard heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV  Den Haag

0900-2001201

Veilig

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, Signé Clinics passende technische en organisatorische maatregelen. Het netwerksysteem voldoet aan de eisen van de NEN7510/ISO 27001. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Signé Clinics niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Onze elektronische zorgsystemen, waarin uw medische gegevens staan, zijn op verschillende wijze beveiligd met o.a. toegangsbeperkingen, inlog, etc. Wij werken uitsluitend met systemen en partijen die voldoen aan beveiligingsnorm ISO/IEC 27001 & NEN7510. Ook zorgen we voor maatregelen tegen verlies van gegevens zoals backups, tegen brand en verlies of diefstal.

Papieren dossiers, voor zover nog aanwezig, worden opgeslagen in afgesloten kasten en ruimten die brandwerend zijn.  Dit geldt ook voor dossiers die extern zijn opgeslagen.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker Signé Clinics is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit ook eveneens voor derden die door Signé Clinics zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Signé Clinics bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

De hoofdregel is dat uw medische dossier minimaal 15 jaar moet worden bewaard na het einde van de behandelingsovereenkomst. Dit is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in principe niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst (denk hierbij bijvoorbeeld aan laboratoria), indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Met deze derde partijen zijn schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking van gegevens.

Polikliniek de Blaak kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleend Polikliniek de Blaak haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie

Polikliniek de Blaak zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij u daarvoor een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Persoonlijk contact met Polikliniek de Blaak

Veel contacten tussen u en Polikliniek de Blaak verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of Social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Op verschillende manieren contact

Steeds vaker hebben klanten via e-mail, Social media (Facebook, Twitter) of via de website contact met Signé Clinics. Ook sms en chatten wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog sporadisch informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook van Signé Clinics. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Signé Clinics worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Gebruik van onze website

Signé Clinics heeft een website: www.signeclinics.nl Deze website bevat de volgende functionaliteiten, die gebruik maken van cookies:

• Google Analytics (t.b.v. het analyseren van het bezoekersgedrag)
• Ad-management systeem (t.b.v. het vertonen van commerciële banners)
• Twitter en Facebook (t.b.v. het delen van content van de websites)

De websites maken gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Signé Clinics persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken

Signé Clinics verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens

Bent u klant van Signé Clinics en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Indien u het niet eens bent met een mening of conclusie van uw behandelaar kunt u dit niet laten corrigeren. U kunt in dat geval op grond van de WGBO wel schriftelijk commentaar aan uw medisch dossier laten toevoegen.

Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Wanneer wij inhoudelijk niet eens zijn met de correctie, bieden wij u de mogelijkheid om een verklaring toe te voegen aan uw medisch dossier.

Recht op gegevensuitwissing

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Signé Clinics onrechtmatig is.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Signé Clinics kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u persoonlijke aanbiedingen te doen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Over dit privacy statement

Signé Clinics kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 16 april 2021. De meest recente versie vindt u altijd binnen onze kliniek.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Signé Clinics